Bonpflicht seit 1.1.2020

Seit 1.1.2020 müssen bei allen Vorgängen an elektronischen Kassen Belege ausgegeben werden. Das BMF hat nun umfangreiche FAQ zur Belegausgabepflicht veröffentlicht. Erfahren Sie hier, was Sie beachten müssen.

Im Rahmen des Kassengesetzes (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) wurde per 1.1.2020 eine Belegausgabeverpflichtung (=Bonpflicht) für alle elektronischen Kassen eingeführt. Auf die Art der elektronischen Kasse kommt es nicht an. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Keine Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen

Die Bonpflicht besteht für

  • sog. TSE-Kassen (Ende der Übergangfrist zur Aufrüstung zum 31.3.2021) und
  • „alte“ nicht aufrüstbare Registrierkassen (Erwerb durch den Steuerpflichtigen zwischen 25.11.2010 und 1.1.2020) bis zur letztmaligen möglichen Verwendung zum 31.12.2022.

Achtung:

  1. Die Bonierungspflicht besteht nur für elektronische Aufzeichnungssysteme (= Kassen).
  2. Für sog. offene Ladenkassen (Schub, Kasten ohne Registrierung etc.) besteht keine Belegausgabepflicht.
  3. Ebenso gibt es keine Verpflichtung, ein bestimmtes Kassensystem zu verwenden.

Demnach kann mit der Verwendung einer offenen Ladenkasse die seit 1.1.2020 geltende Bonpflicht legal „umgangen“ werden.

Diese Inhalte muss der Beleg haben

Der Beleg kann in Papierform oder – sofern der Kunde zustimmt – elektronisch (z.B. im PDF-Format) ausgegeben werden.

Er muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum des Umsatzes
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
  • Betrag je Zahlungsart
  • Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
  • Transaktionsnummer
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Die Bons der TSE-Kassen müssen alle Angaben enthalten. Sofern noch eine nicht aufrüstbare „Altkasse“ bis zum 31.12.2022 verwendet wird, wird auf die kursiv dargestellten Werte verzichtet.

Ein QR-Code ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, er kann aber zum einfacheren elektronischen Lesen des Kassenbons mit aufgedruckt werden.

Belege in Papierform oder elektronischer Form

Mit Schreiben vom 28.5.2020 hat das BMF klar gestellt, dass der Bon keiner besonderen Form bedarf und die Zurverfügungstellung auch "konkludent" erfolgen kann.

Bei Belegen in Papierform muss dieser erstellt und dem Kunden angeboten werden. Verzichtet der Kunde auf den Beleg, kann dieser vernichtet werden. Eine Mitnahmeverpflichtung durch den Kunden existiert nicht.

Bei Belegen in elektronischer Form ist folgendes zu beachten:

  • Die Bereitstellung eines elektronischen Beleges muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen.
  • Empfang sowie Sichtbarmachung des elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.
  • Auf den Übertragungsweg bei der Übermittlung der Daten z.B. per E-Mail, Whatsapp, MMS, QR-Code, Freigabe-Link etc. kommt es nicht an.
  • Lediglich ein Sichtbarmachen des Bons auf dem Gerät des Händlers, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme, reicht nicht aus.
  • Auch hier kann auf die elektronische Entgegennahme verzichtet werden.

Befreiung von der Belegausgabeverpflichtung

Grundsätzlich kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung des zuständigen Finanzamts „aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen“ von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Dies gilt auch bei Dienstleistungen.

Eine Befreiung ist jedoch nur möglich, wenn allein durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Unternehmer besteht. Entstehende Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte dar. Auch Umweltaspekten (Papierverbrauch) steht die Finanzverwaltung eher skeptisch gegenüber.

Ebenso gibt es keine Bagatelluntergrenze für die Bonausstellung.

Verstoß gegen die Bonpflicht

Ein Verstoß gegen die Bonpflicht zieht bislang kein Bußgeld nach sich. Gleichwohl liegt ein Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen vor. Dies weckt bei der Finanzverwaltung stets Zweifel, die erklärten Ergebnisse der Besteuerung zugrunde zu legen (= drohende Zuschätzung).

Die FAQ des BMF mit Antworten zu allgemeinen Fragen rund um das Kassengesetz sowie eine Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV finden Sie hier.