Schwarz/Widmann/Radeisen, U... / 10 Aufzeichnungen, Belege, Ersatzbelege
 

Rz. 337

Bei Geltendmachung des Vorsteuerabzugs (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG) ist der Unternehmer nach § 22 Abs. 1 UStG verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen. Aus den Aufzeichnungen müssen die Bemessungsgrundlage für die Einfuhr von Gegenständen (§ 11 UStG), die für das Unternehmen des Unternehmers eingeführt worden sind, sowie die dafür entrichtete EUSt zu ersehen sein.[1] Die Aufzeichnung der Menge der eingeführten Gegenstände ist nicht mehr erforderlich, weil sie aus den Einfuhrbelegen ersichtlich ist. Soweit die bis zum 15. Tag nach Ablauf des Besteuerungszeitraums zu entrichtende EUSt bereits von der USt für diesen Besteuerungszeitraum abgesetzt wird[2], ist die Aufzeichnungspflicht nach § 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG gegeben. Ist der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen, bedarf es keiner Aufzeichnung.[3]

 

Rz. 338

Der Aufzeichnungspflicht nach § 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG ist genügt, wenn die entrichtete oder zu entrichtende EUSt mit einem Hinweis auf einen entsprechenden zollamtlichen Beleg aufgezeichnet wird.[4] Als zollamtliche Belege kommen vor allem die Steuerbescheide (Exemplar 8 des Einheitspapiers) mit Quittung oder Aufschubbescheinigung und die Zollquittung, in der die EUSt gesondert ausgewiesen war, in Betracht. Ist der Abgabenbescheid über das IT-Verfahren ATLAS erstellt, ist der zollamtliche Beleg eine Ausfertigung des elektronisch übermittelten Abgabenbescheids mit dem Beleg über die Zahlung der EUSt an die Zollbehörde oder einen Beauftragten (z. B. Spediteur). Zu den Zollbelegen gehören auch die Belege über Erstattung und Nacherhebung sowie die EDV-Belege. Werden Waren im Rahmen eines Sammelzollverfahrens (Rz. 93ff.) eingeführt, so sind zollamtliche Belege i. S. d. § 64 UStDV die Sammelzollanmeldungen und Zollanmeldungen (z. B. Vordruck 0512) mit der Selbstberechnung der EUSt oder Steuerfestsetzung durch die Abrechnungszollstelle, auch wenn diese Belege keine Quittung über die Zahlung enthalten. Bei Entnahme von Waren aus einem Zolllager ist die Zahlungsanmeldung (Vordruck 0415) mit der Selbstberechnung oder der abweichenden Steuerfestsetzung durch die Lagerzollstelle zollamtlicher Beleg.

 

Rz. 339

Zu weiteren Vereinfachungen bei der eustrechtlichen Behandlung eingeführter Waren für die Verfahren der vereinfachten Zollanmeldung (Art. 166ff. UZK) s. DV EUSt Abs. 20 f.

 

Rz. 340

Ist der Unternehmer, für dessen Unternehmen Waren eingeführt worden sind, nicht im Besitz des betreffenden Zollbelegs (z. B. weil er nicht selbst Schuldner der EUSt ist), so ist es erforderlich, dass er als Unterlage für den Abzug der EUSt als Vorsteuer einen amtlichen Ersatzbeleg erhält. Die Steuer kann z. B. von einem Spediteur, Frachtführer, Zollbeauftragten oder von dem ausländischen Lieferer bezahlt worden sein.[5]  Dem Unternehmer wird auf Antrag ein amtlicher Ersatzbeleg nach Vordruck 0484 ausgestellt. Als Ersatzbeleg für den Vorsteuerabzug kann auch ein anderes Papier (z. B. Mehrausfertigung des Abgabenbescheids, Speditionsrechnung) zollamtlich bestätigt werden, soweit es als Ersatzbeleg gekennzeichnet ist und alle Angaben enthält, die der Vordruck 0484 vorsieht. Die Richtigkeit solcher von einem Steuerschuldner vorbereiteter Ersatzbelege insbesondere über die Entrichtung der EUSt ist auf Antrag des Schuldners von dem Kassenbeamten zu bescheinigen. Bei Einfuhren im Rahmen der Sammelzollverfahren kann der für die Abrechnung zuständige Beamte die Richtigkeit der Ersatzbelege bescheinigen. Soll der Zollbeleg aufgeteilt werden, hat der Antragsteller mit den vorbereiteten Ersatzbelegen eine Aufstellung vorzulegen, in der die einzelnen Unternehmer, die für diese entfallenden Mengen der Teilsendungen sowie die entsprechenden Bemessungsgrundlagen und EUSt-Beträge enthalten sind. Ist der zollamtliche Beleg oder ein bereits ausgestellter Ersatzbeleg verloren gegangen, wird ein oder auch ein weiterer Ersatzbeleg auf Antrag ausgestellt, der als Ersatzbeleg bzw. Zweitausfertigung des Ersatzbelegs gekennzeichnet wird. Ist der Abgabenbescheid über das IT-Verfahren ATLAS erstellt und hat der Unternehmer keine Möglichkeit, an diese Belege zu kommen, kann ihm ein weiterer Ausdruck ausgehändigt werden.

 

Rz. 341

Eine Gebühr wird nur für die Bescheinigung einer Zweitausfertigung des Ersatzbelegs erhoben (§ 11 Abs. 2 ZKostO), z. B. wenn der Ersatzbeleg verloren gegangen ist.

 

Rz. 342

Der Unternehmer, der bescheinigte Ersatzbelege und Zweitausfertigungen der Ersatzbelege weitergibt, ist verpflichtet, sämtliche Zollbelege über EUSt im Original aufzubewahren. Das wird von der Zollverwaltung auch dann verlangt, wenn der Unternehmer die Zollbelege mit den übrigen Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) aufzeichnet und aufbewahrt. Es wird nicht als ausreichend anerkannt, nur die Zollbelege im Original aufzubewahren, die für die Ausstellung von Ersatzbelegen verwendet worden sind.[6]

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