Kapitel
Besonderheiten bei elektronischen Gutscheinkarten

Elektronische Gutscheinkarten, sogenannte E-Cards, minimieren in der Personalabteilung den Aufwand bei der Überprüfung der Abgabenfreiheit. In der Praxis sollte darauf geachtet werden, dass die Karten die Sachbezugsanforderungen der Finanzverwaltung erfüllen. Hier kommt es ab 2022 nochmals zu einer Verschärfung.

Gutscheine und Geldkarten sind ein flexibles Mittel der Sachzuwendung im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze und gerade in der heutigen digitalen Zeit bei Arbeitgebern und Arbeitnehmenden weit verbreitet. Daher ist deren Sachbezugseigenschaft ab 2020 ausdrücklich im Gesetz verankert worden (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). 

Gutscheine und elektronische Karten grundsätzlich begünstigt

Als begünstigte Sachbezüge gelten danach Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Was mit dem zweiten Teil der Definition gemeint ist, war lange unklar, ein Verwaltungserlass schafft aber inzwischen weitgehende Sicherheit bei der Abgrenzung begünstigter Gutscheine (BMF, Schreiben vom 13.04.2021, IV C 5 - S 2334/19/10007 :002).

Erfreulich ist die Übergangsregelung: Solange es für die Gutscheine keine Auszahlungsmöglichkeiten gibt und sie auch nicht als Kreditkarte eingesetzt werden können, sind sie auf jeden Fall noch bis Ende 2021 begünstigt. Im Regelfall müssen Sie sich also bis Ende 2021 um die Sachbezugseigenschaft reiner Gutscheine keine Gedanken machen und selbst Geldkarten mit unbegrenzten Einlösungsmöglichkeiten für Waren und Dienstleistungen sind begünstigt. 

Einschränkungen ab 2022 für Gutscheine und Geldkarten 

Ab 2022 müssen Gutscheine und Geldkarten dann aber zusätzlich die Kriterien des ZAG erfüllen. Danach kommen für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze oder als Aufmerksamkeit folgende Kategorien in Betracht: 

  • Gutscheine und Geldkarten gehören weiter zu den Sachbezügen, wenn sie bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Dazu gehören beispielsweise von einer bestimmten Tankstellenkette ausgegebene Tankkarten oder Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette berechtigen. 
  • Gutscheine oder Geldkarten gehören ebenfalls zu den Sachbezügen, wenn sie dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen. Hiernach begünstigt sind Gutscheine und Geldkarten, die beispielsweise begrenzt sein können auf Kraftstoffe, Ladestrom usw. ("alles, was das Auto bewegt") oder auf Streamingdienste für Film und Musik. 

Im Gegenzug zu den Verschärfungen erfolgt dann aber eine Anhebung der Sachbezugsfreigrenze auf monatlich 50 Euro. Das ist für die Lohnzahlungszeiträume ab 2022 bereits beschlossen. 

Bei Gutscheinen Zuflusszeitpunkt beachten

Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Auf das Einlösen des Gutscheins kommt es nicht an – es sei denn, es wird ein Gutschein auf das eigene Produktsortiment des Arbeitgebers ausgestellt.

Elektronische Gutscheine vs. Papiergutscheine

Bei elektronischen Gutscheinen, sogenannten E-Cards, kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Gutscheine für zwei unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden. In der Regel verlangen die Anbieter für das monatliche Aufladen eine Gebühr. Diese wird von der Verwaltung nicht auf die 44-Euro-Grenze angerechnet, sodass der Arbeitnehmer in den Genuss der vollen 44 Euro monatlich kommt. Das gilt auch, wenn derartige Guthabenkarten anlässlich eines persönlichen Ereignisses mit bis zu 60 Euro aufgeladen werden. Allerdings gewährt die Finanzverwaltung auf den jeweiligen Eurobetrag keinen Bewertungsabschlag von vier Prozent.

Ansparen von Guthaben möglich

Den Mitarbeitenden steht es frei, wann und für welche Zuwendung das Guthaben verwendet wird. Sie können das Guthaben ansparen und damit zu einem späteren Zeitpunkt größere Anschaffungen finanzieren. Die Einlösung muss nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen – unter Umständen können Guthaben über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr aufgebaut werden.

Werden die 44 Euro (beziehungsweise ab 2022 50 Euro) monatlich in vollem Umfang ausgenutzt, bleibt keine Luft mehr für andere sonstige Sachzuwendungen. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen wird das aber Arbeitgebern immer wieder zum Verhängnis: Der Prüfer entdeckt weitere Sachzuwendungen, die in den Anwendungsbereich der Sachbezugsfreigrenze fallen. Dies kann dazu führen, dass die gesamten Zuwendungen – auch die monatlichen Gutschriftsbeträge – rückwirkend versteuert werden müssen.

Schlagworte zum Thema:  Gutschein, Sachbezug, Incentive