So bleiben Gutscheine für Mitarbeiter abgabenfrei

Wer Geschenkgutscheine einsetzt, sollte streng auf die rechtlichen Grenzen achten, innerhalb derer Sachbezüge und Aufmerksamkeiten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgegeben werden können. 

Abgabenfreie Incentives sind auf dem Vormarsch und Warengutscheine ein beliebtes Mittel, um die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen zu nutzen. Sachzuwendungen an Mitarbeitende bleiben bis zu 44 Euro pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) und sozialversicherungsfrei (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV). Im Jahr 2022 steigt die Grenze auf 50 Euro.

44 Euro für Sachbezüge, 60 Euro für Aufmerksamkeiten

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeitende ausgegeben werden. Als persönlicher Anlass gilt etwa der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Was oft übersehen wird: Beide Freigrenzen haben im Grundsatz nichts miteinander zu tun. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle.

Voraussetzung ist jedoch in beiden Fällen, dass es sich um Sachbezüge handelt. Die Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug ist bei der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze von entscheidender Bedeutung, aber auch bei der Abgrenzung steuerfreier Aufmerksamkeiten. Die Voraussetzungen sind hier seit 2020 verschärft worden, bei Gutscheinen gibt es aber noch eine Übergangsregelung bis Ende 2021 (mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Neuerungen ab 2020 und 2022 bei Sachbezügen und der 44-Euro-Grenze).

Sachbezug: Abgrenzung von der Geldleistung

Seit 2020 ist gesetzlich festgeschrieben (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG), dass zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, sogenannte Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, grundsätzlich keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen sind. Das führt dazu, dass die Übergabe von Geld (oder Geldersatz, dazu unten mehr) an Mitarbeitende, auch wenn dieses als zweckgebundene Leistung für einen Sachbezug hingegeben wird, steuerpflichtig ist. Ebenso sind nachträgliche Kostenerstattungen als Barlohn vom ersten Euro an steuerpflichtig.

Schädlich hinsichtlich der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze ist demnach beispielsweise, wenn der Arbeitgeber zweckgebundene Tankzuschüsse vergibt oder nachträglich Treibstoffkosten erstattet.

Praxis-Tipp: Schrittweise Prüfung der Steuerbefreiung

Liegt hingegen eine Sachzuwendung vor, sollte zuerst geprüft werden, ob

  • eine Steuerbefreiung nach § 3 EStG greift (zum Beispiel für die Überlassung eines arbeitgebereigenen Handys),
  • eine Aufmerksamkeit vorliegt (zum Beispiel ein Geschenk anlässlich eines persönlichen Ereignisses bis zu 60 Euro, Annehmlichkeiten wie Getränke am Arbeitsplatz) oder
  • eine Sachzuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht wird (für diese Veranstaltungen wird zweimal jährlich ein Freibetrag von 110 Euro gewährt). 

Erst wenn keine andere Begünstigung greift, sollte die 44-Euro-Freigrenze in Anspruch genommen werden. Es ist demnach möglich, dass eine Mitarbeiterin zum Beispiel in einem Monat sowohl ein Sachgeschenk anlässlich des Geburtstages bis 60 Euro (Aufmerksamkeit) sowie eine "sonstige" Sachzuwendung bis 44 Euro abgabenfrei erhalten kann.

Freigrenze: Vorsicht bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro als auch bei den 60 Euro für Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass handelt es sich um Freigrenzen, die um keinen Cent überschritten werden dürfen – sonst geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit gänzlich verloren. Zudem müssen Sie darauf achten, dass alle sonstigen Sachzuwendungen, die unter die 44-Euro-Freigrenze fallen, pro Monat addiert werden. Ein Tankgutschein über 35 Euro sowie eine spontane Einladung der Chefin nach der Arbeit in die Pizzeria um die Ecke für 12 Euro pro Person machen die 44-Euro-Freigrenze zunichte.

Bestimmte Geldkarten (Geldsurrogate) sind auch ausgeschlossen

Voraussetzung für die Begünstigung der Aufmerksamkeiten (bis 60 Euro) sowie für Gutscheine (bis 44 Euro) ist, dass es sich um Sachlohn handelt. Die gesetzliche Neuregelung seit 2020 erfasst auch sogenannte Geldsurrogate als schädlich. 

Kein Sachbezug sind deshalb Geld- und Kreditkarten, die als Geldersatz im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden können. Als Geldleistung zu behandeln sind insbesondere Gutscheine oder Geldkarten, die 

  • über eine Barauszahlungsfunktion (es wird nicht beanstandet, wenn verbleibende Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können) oder 
  • über eine eigene IBAN verfügen, 
  • die für Überweisungen (zum Beispiel Paypal) oder 
  • für den Erwerb von Devisen (zum Beispiel Pfund, US-Dollar, Franken) verwendet sowie 
  • als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können. 

Geldleistungen sind ab dem ersten Euro steuerpflichtig, eine Anwendung unter anderem der Sachbezugsfreigrenze scheidet aus. Schädlich sind auch sogenannte Prepaid-Geldkarten.

Schlagworte zum Thema:  Gutschein, Lohnsteuer, Freigrenze, Sachbezug, Incentive