Homeoffice Werbungskosten: Arbeitsmittel sofort abschreiben

Noch immer arbeiten viele Menschen im Homeoffice. Dazu wird insbesondere technische Ausstattung benötigt. Für die Gestellung durch den Arbeitgeber gibt es schon seit Jahren Vergünstigungen. Aber auch Anschaffungen durch die Mitarbeiter werden jetzt noch attraktiver.

Unabhängig davon, ob sie ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer haben oder die neue Homeoffice-Pauschale (5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr) in Anspruch nehmen, können Arbeitnehmer selbst angeschaffte Arbeitsmittel als Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Dazu gehören auch Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Bürostuhl, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden.

Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro ohne Umsatzsteuer (brutto aktuell 952 Euro) können die Aufwendungen sofort in voller Höhe abgezogen werden, bei größeren Anschaffungen muss hingegen eine Verteilung auf die Nutzungsdauer erfolgen.

Coronapandemie: neue Sofortabschreibung für digitale Wirtschaftsgüter

Beispielsweise musste ein Laptop zum Bruttopreis von 999 Euro bisher auf drei Jahre abgeschrieben werden. Das ändert sich jedoch ab 2021.

Die Kosten für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung können ab sofort im Jahr der Anschaffung oder Herstellung steuerlich vollständig berücksichtigt werden und somit für Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Davon sollen gleichzeitig auch alle profitieren, die im Homeoffice arbeiten. 

Die Finanzverwaltung hat dazu ihre Auffassung zur Nutzungsdauer von Computern und Software geändert. Die bisher in der Tabelle für allgemeine Anlagegüter enthaltene Nutzungsdauer für Computer ist per Erlass von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt worden ( BMF-Schreiben v. 26.2.2021, IV C 3 - S 2190/21/10002 :013).

Begünstigt sind Computerhardware (einschließlich der dazu gehörenden Peripheriegeräte) sowie die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderliche Betriebs- und Anwendersoftware.

  • Der Begriff "Computerhardware" umfasst nach dem Erlass – jeweils mit eigener Definition – Computer, Desktop-Computer, Notebook-Computer (dazu gehören auch Tablets), Desktop-Thin-Clients, Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte.
  • Der Begriff "Software" erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen.

Die Neuregelung findet erstmals Anwendung im Jahr 2021, kann also bei Arbeitnehmern noch nicht bei der Steuererklärung für 2020 in Anspruch genommen werden.

Bei Anschaffungen über 952 Euro (800 Euro zuzüglich 19 Prozent MwSt.) aus dem Jahr 2020 oder früher besteht jedoch die Möglichkeit, im Jahr 2021 deren Restwert vollständig abzuschreiben, sodass sich auch hier die ursprünglich dreijährige Abschreibungsdauer verkürzt. 

Von der Neuregelung profitieren übrigens auch Arbeitgeber, die neu angeschaffte Computersysteme erstmals im Wirtschaftsjahr 2021 voll steuerlich abschreiben können. Das gilt sowohl für im Betrieb eingesetzte Systeme wie auch für deren Überlassung an Arbeitnehmer, zum Beispiel für die Nutzung im Homeoffice.

Für die Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber gibt es zudem schon seit Jahren lohnsteuerliche Vergünstigungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Regelungen dazu aufgeführt.

Zum rechtlichen Hintergrund: Überlassung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie z. B. Werkzeuge, Geräte oder Fachbücher leihweise und unentgeltlich zur Nutzung, liegt für die Dauer des Dienstverhältnisses kein Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und den Mitarbeitern zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt, oder ob die Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschaffen und der Arbeitgeber die Kosten erstattet (steuerfreier Auslagenersatz, § 3 Nr. 50 EStG). 

Eigentum des Arbeitgebers: Arbeitsmittel zur beruflichen Verwendung steuerfrei

Wichtig ist allerdings, dass die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben, sonst entsteht Arbeitslohn. Regelmäßig muss zudem eine private Mitbenutzung durch die Mitarbeiter ausgeschlossen sein. Für Hard- und Software sowie Telekommunikationstechnik gibt es hiervon jedoch eine gewichtige Ausnahme.

Ausnahme: Datenverarbeitungsgeräte auch zur Privatnutzung steuerfrei

Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör bleiben steuerfrei. Ebenso steuerfrei sind die geldwerten Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen (§ 3 Nr. 45 S. 1 EStG). 

Die Steuerbefreiung ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerbefreiung ist auch nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielweise auch für die Computernutzung zu Hause (R 3.45 LStR). Im Rahmen einer steuerfreien Nutzungsüberlassung sind die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) ebenfalls steuerfrei. 

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Sogar eine Entgeltumwandlung wäre also zulässig. Auch diese Steuerbefreiung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber mindestens das wirtschaftliche Eigentum an den überlassenen Geräten behält. 

Hinweis: Achtung bei Übereignung von Smartphones und Co.

Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern hingegen Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbillig übereignet, entsteht Arbeitslohn. Erfolgt dies zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist eine sozialversicherungsfreie Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent möglich. Das gilt auch für Zubehör wie Monitore oder Drucker und für die Internetgebühren. 


Das könnte Sie auch interessieren:

Lohnsteuer und Kostenerstattung im Homeoffice: Was ist möglich? 

Mehr Informationen zur Einführung der Homeoffice-Pauschale erhalten Sie hier: Lohnsteuerliche Änderungen im Jahressteuergesetz 2020

Schlagworte zum Thema:  Abschreibung, Steuerfreiheit, Homeoffice, Coronavirus