Honorar-Brief für Steuerber... / 3 Dienstleistungsgestaltung: "Fibu" nicht günstiger durch digitale Belegführung

Die Bundessteuerberaterkammer ruft mit der Initiative "Steuerberatung 2020" den Berufsstand auf, die Kanzlei-Entwicklung bewusst in die Hand zu nehmen. Die Argumente dafür: zunehmende Digitalisierung und einige Aspekte des E-Government. So werden dem Staat immer mehr steuerrelevante Daten von Bürgern vorliegen – künftig sollen Steuerzahler sogar automatisch veranlagt werden können. Die sich verändernden Rahmenbedingungen machen es daher nötig, dass sich die Kanzleien modernisieren und unternehmerisch aufstellen, damit sie morgen noch wettbewerbsfähig sind.

Jeder Veränderung muss nun nicht nachgelaufen werden, Beispiel "Betriebswirtschaftliche Beratung": In den Neunzigern als zukunftsweisendes Beratungsfeld für Steuerberater gepriesen, ist es bis heute für nur wenige Kanzleien ein lukrativer Geschäftszweig. Im Hinblick auf das Schlagwort "digitale Belegführung" stellt sich allerdings die Frage, wie lange sich die Mehrheit des Berufsstands einer Entwicklung noch verschließen kann, die ganz grundlegend ist und heute in ihrem Kern sogar nicht mehr neu ist: So hat die DATEV den Kontoauszugsmanager seit 1998, das Belegwesen online bereits seit 2005 im Einsatz. International gibt es ebenfalls seit über 10 Jahren weit verbreitete Online-Rechnungswesenlösungen für kleine Unternehmen, und in Deutschland gibt es mittlerweile von allen Standardkanzleisoftwareanbietern digitale Lösungen. Darüber bieten einige kleine Firmen ganz neue und innovative Lösungen an, und es gibt sogar einige Steuerkanzleien, die erfolgreich eigene digitale ­Belegführungslösungen für ihre Mandanten entwickelt und im Einsatz haben. Doch das sind die Ausnahmen: Nach Informationen der DATEV nutzen zwar bereits 10.000 Kanzleien "Unternehmen Online" – im Durchschnitt allerdings nur für 10 Mandanten je Kanzlei.

Kanzleien greifen das Thema nicht konsequent genug auf. Das hat handfeste Gründe, die sich in zwei gängigen Praxisirrtümern subsumieren lassen.

Praxisirrtum 1: Digitale Belegführung wird wie ein optionales Softwareupdate behandelt

Die Kanzleisoftware ermöglicht effektives Arbeiten, ist aber zugleich ein ungeliebter Kostenfaktor (Personalschulungen, Updates oder Zeiten, in denen das System brachliegt). Vor diesem Hintergrund wird – durchaus unbewusst – das Thema "digitale Belegführung" betrachtet: Eine neue Softwarefunktion, mit dem versprochenen Potenzial der Arbeitserleichterung und den mit Sicherheit drohenden Schwierigkeiten eines holprigen Einführungsprozesses. Was passiert dann in der Kanzlei? Softwareangebote werden – wenn überhaupt – mit spitzen Fingern angefasst, ganz vorsichtig ausprobiert.Und siehe da, erwartungsgemäß läuft nicht alles rund, die Mandanten sind nicht gleich begeistert und Mitarbeiter nicht erfreut, wenn sie ihre gewohnten Arbeitsroutinen ändern sollen. Da werden dann die Möglichkeiten der digitalen Belegführung häufig nur selektiv genutzt: optional zum aktuellen Angebot, mit nur wenigen Mandanten, ohne die Möglichkeiten ­auszuschöpfen, die sich für die Kanzlei und die ­Mandanten bieten.

Praxisirrtum 2: digital = billig

Durch die Digitalisierung wird – vermeintlich – Arbeit beim Steuerberater gespart. Deshalb erwartet der Mandant zunächst einmal einen Preisnachlass. Mit dieser nachvollziehbaren Erwartung muss offensiv und professionell umgegangen werden. Die einen gewähren hier freudig Preisnachlässe, um mit Kampfpreistaktik die Akquise zu forcieren – ohne sich der Nachteile wie Arbeitsdruck bei Mitarbeitern, schlechte oder gar negative Deckungsbeiträge bei der Finanzbuchhaltung (Fibu) bewusst zu sein. Die anderen lassen es gleich ganz sein und sagen: "Ich kann es mir nicht leisten, im Kerngeschäft Fibu-Umsatz zu verlieren." In Wahrheit aber liegen beide falsch!

Warum ist es so schwierig mit der Einführung der digitalen Belegführung?

Der Grund ist einfach: Der Leistungsprozess Fibu – und damit auch die Art der Wertschöpfung durch die Dienstleistung Fibu – wird durch die digitale Arbeitsweise grundlegend verändert.

  1. Dass die Fibu in der Kanzlei effizient fertiggestellt werden kann, erfordert zwei Dinge: Die detaillierte Vorbereitung beim Mandanten und die Klärung, wo die Grenze der Verantwortlichkeiten im Fibu-Prozess zwischen Kanzlei und Mandant verläuft. Fehler, die dort in der Erfassung der Belege oder Zahlungsvorgänge gemacht werden, ziehen erhebliche Nacharbeiten in der Kanzlei nach sich. Das passiert vor allem dann, wenn mit dem Mandanten nicht klar (schriftlich) geklärt wird, wie er wann in welcher Form (Datenformat, per Fax, per Software, auf dem Server) Daten an die Kanzlei übergibt.
  2. Der grundlegende Vorteil der digitalen Belegführung für den Mandanten besteht darin, dass er tagesaktuell seine Zahlungsströme verwalten kann. Wichtig ist es dabei, dem Mandanten zwei Dinge aufzuzeigen: Welche Möglichkeiten er hat, sein Rechnungswesen zu organisieren und die Klärung, was in der Kanzlei noch überprüft und fertiggestellt werden soll, um aus den Vorerfassungen des Mandanten eine fertige Fibu zu generieren. Sowie zu welchen Info...

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