Digitalisierungsstrategie: ein Leitfaden zur digitalen Kanzlei

Analyse 03.03.2021 Transformation & Change Management

Wer die digitale Transformation erfolgreich meistern will, braucht eine sinnvolle Strategie. Doch worauf kommt es bei der Entwicklung eines solchen Fahrplans an? Unser Leitfaden gibt Antworten und zeigt auf, welche drei Schritte eine gute Digitalstrategie ausmachen. 

Digitalisierungsstrategie: Leitfaden zur digitalen Kanzlei

Warum eine Digitalstrategie unverzichtbar ist

Ein paar digitale Tools anschaffen, ein paar Ideen und dann einfach loslegen? Was sich nach einer schnellen Lösung anhört, kann leicht nach hinten losgehen. Denn ohne eine vernünftige Planung verschenken Kanzleien nicht nur Potenziale, sondern investieren auch Kosten und Ressourcen in Maßnahmen, deren Erfolg (oder Misserfolg) nur schwer nachvollziehbar ist.

Eine Digitalisierungsstrategie legt messbare Ziele fest, die als Basis für eine sinnvolle Planung und sichere Umsetzung dienen. Zugleich stärkt sie die Zusammenarbeit im Team, da alle gemeinsam an einem Strang ziehen. Wenn Mitarbeiter wissen, wohin die Reise geht und aktiv ihren Beitrag dazu leisten, steigert dies außerdem die Motivation. Voraussetzung jeder erfolgreichen Digitalstrategie: Maßnahmen, Ziele und zeitliche Umsetzung müssen zum Unternehmen bzw. zur Kanzlei passen.

Fest steht: Digitalisierung ist mehr als nur die Anschaffung und Nutzung digitaler Technik. Sie umfasst alle Kanzleibereiche und wirkt sich auch auf die Wertekultur und die Zusammenarbeit aus. In vielen Unternehmen ist eine stärkere Digitalisierung nicht nur sinnvoll, sondern notwendig, um langfristig die Zukunfts- und Konkurrenzfähigkeit zu sichern – so auch in Steuerkanzleien.


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Worauf es bei einer guten Digitalisierungsstrategie ankommt

Wer eine erfolgreiche digitale Strategie auf die Beine stellen will, muss einige wichtige Punkte berücksichtigen. Im Fokus von Ideenfindung, Planung und Strategie steht immer der Kunde – im Falle von Steuerkanzleien der Mandant. Sind digitale Maßnahmen nicht auf die Bedürfnisse der Zielgruppe ausgerichtet, können sie im Grunde nicht erfolgreich sein. Die richtige Ansprache entscheidet darüber, ob Sie als Experte und seriöser Dienstleister wahrgenommen werden.


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Eine gute Digitalstrategie lebt davon, zu wissen, wie Zielgruppen wirklich denken und handeln. Die entscheidenden Hinweise dafür liefert eine gute Datenbasis. Die Frage, wie Sie Daten generieren und für die Analyse nutzen wollen, ist daher ein wichtiger Part der digitalen Strategie. Die eigenen Kunden zu kennen, ist bereits die halbe Miete. Außerdem sollten Sie jederzeit wissen, wie die eigenen Wettbewerber im Markt agieren. Was macht die Konkurrenz anders und erfolgreicher?

Ein wichtiger Part zum Schluss: Je nachdem, wie digital Ihre Kanzlei bereits arbeitet, bringt der digitale Wandel mehr oder weniger Herausforderungen mit sich. Wer Fehler zulässt und aus ihnen lernt, schafft die Basis, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agile Prinzipien, die kurzfristiges Handeln ermöglichen, gehören ebenso dazu wie Offenheit und ein stetiger Anpassungswille.

Digitalisierungsstrategie: 3 wichtige Schritte

Analyse

Eine gute Digitalisierungsstrategie beginnt zunächst mit einer umfassenden Status-quo-Analyse. Wie weit ist die Digitalisierung in der Kanzlei fortgeschritten? Welche grundlegenden Prozesse gehören zum Daily Business und wie laufen diese ab? Wo können digitale Technologien Abläufe verbessern und die Effizienz erhöhen? Wo liegen konkrete Chancen für eine bessere Mandantenbindung?

Die genaue Analyse verdeutlicht, wie komplex Ihre Kanzlei aktuell aufgestellt ist und zeigt mögliche Optimierungspotenziale. Gelangen Mandantenanfragen beispielsweise erst auf Umwegen zum richtigen Ansprechpartner, kostet dies Zeit und Geld. Ineffiziente Prozesse bergen darüber hinaus aber auch ein großes Frustpotenzial für die Belegschaft, während verschlankte Abläufe mehr Zeit für wertstiftende Arbeiten offerieren. Definieren Sie nach der Analyse daher konkrete Aufgabenstellungen für die weitere Strategieentwicklung.

Ideenfindung

In Schritt zwei geht es darum, konkrete Umsetzungsideen zu entwickeln, die in die Digitalisierungsstrategie einfließen. Dies ist ein unternehmensübergreifender Prozess, der die gesamte Belegschaft oder zumindest Vertreter aller Kanzleibereiche integriert. Als Ausgangspunkt der Ideenfindung dienen Innovationsworkshops, bei denen die Mitarbeiter mithilfe von kreativen Arbeitsmethoden gemeinsam Lösungsansätze und innovative Vorschläge erarbeiten.

Eine besonders effiziente Arbeitsmethode zur Ideengenerierung ist das Design Thinking. Der dynamische Ansatz stellt den Mandanten in den Fokus sämtlicher Überlegungen. So entstehen praxisnahe Ideen, die sich konkret an den Bedürfnissen der Zielgruppe orientieren. Die vielseitige Methode ist sowohl für die Entwicklung von neuen Dienstleistungen, für Maßnahmen zur Kostensenkung als auch für die Definition von Unternehmenswerten einsetzbar.

Grundsätzlich ist jede Idee, die im Kreativworkshop entsteht, wertvoll. Für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist eine Priorisierung der Vorschläge jedoch extrem wichtig. Was trägt unmittelbar zum Erfolg bei und kann kurzfristig umgesetzt werden? Welche Vorschläge sind hingegen weniger relevant? Fehler sind dabei ausdrücklich erwünscht, denn sie haben das Potenzial für wertvolle Erkenntnisse. Zugleich ist die Entwicklung der Digitalstrategie ein agiler Prozess. Ideen, die heute funktionieren, können Morgen bereits hinfällig sein. Flexibilität ist daher ebenso wichtig, wie die Bereitschaft, Konzepte jederzeit anzupassen.


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Konkrete Ziele und erfolgreiche Geschäftsmodelle

Keine Frage: Wer die eigene Kanzlei auf digitale Lösungen umstellt, muss zunächst Ressourcen investieren, beispielsweise für die Anschaffung einer Softwarelösung und die Schulung der Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, Erfolge wie auch Misserfolge sichtbar zu machen. In Schritt drei der Digitalisierungsstrategie legen Sie zum einen konkrete Zielstellungen fest, die mit Kennzahlen (KPIs) unterlegt sind. Möchten Sie beispielsweise in einem halben Jahr zehn Prozent mehr Mandanten haben und die Zeit für die deren Aufnahme um die Hälfte reduzieren? Legen Sie einen Maßnahmenplan fest, der Ziele, aber auch veränderte Prozesse transparent abdeckt.

Zum anderen geht es darum, das eigene Geschäftsmodell an die Veränderungen anzupassen und das richtige Businessmodell dafür auszuwählen. Die Blue-Ocean-Strategie geht beispielsweise davon aus, dass ein Geschäftsmodell langfristig erfolgreich sein kann, wenn innovative Lösungen abseits der Konkurrenz geboten werden. Dementgegen ist die Red-Ocean-Strategie darauf ausgerichtet, dass vorhandene Nachfragen besser als durch die Wettbewerber gelöst werden. Welche strategische Ausrichtung die richtige ist, kann von Kanzlei zu Kanzlei verschieden sein. Unabdingbar ist jedoch, dass Sie die Umsetzung der Digitalstrategie mit Verantwortlichkeiten im Unternehmen unterlegen.

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Kanzleimanagement
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